Arqen（以下「当社」）は、Cross-border Deal Desk AI サービス（以下「本サービス」）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令を遵守し、お客様の個人情報を適切に取り扱います。本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）は、当社における個人情報および顧客から預託される業務データの取扱いを定めるものです。
1. 取得する情報
当社は、以下の情報を取得することがあります。
- お問い合わせ・予約フォームから: 氏名、会社名、役職、メールアドレス、電話番号、業種、従業員規模、海外売上比率、問い合わせ内容
- サービス利用に伴って: お客様の海外問い合わせメール本文、添付ファイル（NDA / MTA / 仕様書 等）、CRM / 案件台帳データ、Slack / メール連携時のメッセージログ
- 自動取得: アクセスログ、IPアドレス、ブラウザ情報、Cookie、ページ閲覧履歴
- 決済時: 請求先情報。クレジットカード番号は決済代行（Stripe）が保持し、当社は保持しません
2. 利用目的
- 本サービスの提供（問い合わせ分類、返信案生成、契約一次整理、案件台帳の作成・運用）
- 無料診断・お問い合わせへの対応、面談実施、診断レポートの送付
- サービス改善、AI モデルの精度評価（個人を識別できない形に加工した上で）
- 料金請求、契約管理、各種事務連絡
- 新サービス・機能、関連情報のご案内（配信停止可能）
- 不正利用の防止、法令遵守
3. 第三者提供
当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供しません。
- お客様の同意を得た場合
- 法令に基づく場合（裁判所・捜査機関等からの正当な請求）
- 人の生命・身体・財産の保護に必要で、本人同意取得が困難な場合
4. 業務委託・外部サービス
本サービスの提供にあたり、以下のサービスを利用します。各社のプライバシーポリシーが適用されます。
| 用途 | サービス（提供地域） |
|---|
| AI処理（自然言語分類・生成） | Anthropic Claude API（米国）/ OpenAI API（米国） |
| メール送受信・カレンダー | Google Workspace（米国） |
| 業務連絡・通知 | Slack（米国） |
| ナレッジ管理・案件台帳 | Notion（米国）/ Google Sheets（米国） |
| ワークフロー自動化 | Make / Zapier（EU・米国） |
| 決済処理 | Stripe（米国・日本）/ Square（米国・日本） |
| ホスティング | Cloudflare Pages（米国・日本他） |
| 解析 | Cloudflare Web Analytics（プライバシー重視・Cookie不使用） |
5. 海外への移転（AI処理）
重要: 本サービスは AI 処理のために、お客様の問い合わせメール・契約書本文を米国所在のクラウド AI（Anthropic Claude / OpenAI 等）に送信します。これにより、お客様情報および取引相手の情報が日本国外へ移転される場合があります。
- 移転先国: 主に米国（Anthropic, OpenAI, Google, Stripe）、欧州（Make 等）
- 移転先における個人情報の保護に関する制度: 個人情報保護委員会の調査結果 および各社の SOC 2 / ISO 27001 等の認証を参照
- 各社のデータ取扱いポリシー: Anthropic / OpenAI / Google
- AI モデルの学習データに含めない設定: 当社が利用する Anthropic Claude API / OpenAI API は、ビジネスプラン / API 利用において入力データを AI モデルの学習に使用しない設定としています
6. お客様の業務データ・契約書の取扱い
本サービスの性質上、お客様から契約書（NDA / MTA 等）や問い合わせメール等の機密情報を預託される場合があります。これらについて当社は以下の取扱いを行います。
- 契約締結時に別途、機密保持契約（NDA）または役務契約に守秘義務条項を含めます
- お預かりしたデータは、サービス提供目的以外には使用しません
- 取引相手方の個人情報・営業秘密が含まれる場合があるため、お客様内での開示範囲統制と当社への預託前のマスキングをご検討ください
- サービス解約後の保管期間は、原則 30 日（バックアップを除く）。お客様のご請求により即時削除も可能
- 当社の AI が出力した「契約一次整理」「論点候補」は、法律事務に該当する助言ではありません。法的判断は必ず貴社の弁護士にご相談ください（弁護士法第72条遵守）
7. 安全管理措置
組織的安全管理
- 個人情報取扱責任者の設置
- 業務委託先との秘密保持契約締結
技術的安全管理
- 通信の TLS 暗号化（HTTPS）
- API キー・認証情報の暗号化保管（環境変数 / Secret Manager）
- 多要素認証の利用
- アクセスログの保存
物理的安全管理
- 業務用 PC の暗号化（FileVault / BitLocker）、画面ロック
- 業務データを物理メディアで持ち運ばない
人的安全管理
- 社内（個人事業主の場合は本人）での秘密保持義務の徹底
8. 保存期間
- お問い合わせ情報: 取得から 3 年間
- サービス契約に伴うお客様情報: 契約終了後 5 年間（税法・電子帳簿保存法対応）
- 業務データ（契約書・メール等）: 契約終了後 30 日（即時削除請求可）
- アクセスログ: 6 ヶ月
- 請求書・経理データ: 法令に従う期間（原則 7 年間）
9. 開示・訂正・削除
お客様ご自身の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供停止のご請求を以下の窓口で承ります。本人確認後、原則として 2 週間以内に対応します。
窓口: hello@arqen.jp（件名に「個人情報開示請求」とご明記ください）
10. Cookie・解析ツール
本サイトは、サービス改善および利用状況の把握のため、Cloudflare Web Analytics 等の解析ツールを利用することがあります。これらのツールは、原則として Cookie を使用せず個人を特定しない形でアクセス情報を集計します。Cookie を使用する解析ツール（Google Analytics 等）を導入する場合は、本ポリシーに追記の上、必要に応じて同意取得を実装します。
11. 未成年の個人情報
本サービスは法人・個人事業主向けです。未成年者を主たる対象としていません。万一未成年の個人情報を取得した場合は、保護者の同意を確認の上で取り扱います。
12. プライバシーポリシーの変更
本ポリシーの内容は、法令変更・サービス改定に応じて改定されることがあります。重要な変更時には、本サイト上での通知または登録メールアドレスへのご連絡を行います。改定後のポリシーは、本サイト掲載時から効力を生じるものとします。
13. お問い合わせ窓口
本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までお寄せください。
